Vennootschap oprichten kan nu ook volledig digitaal

Wanneer u een vennootschap wenst op te richten kan u opteren voor een digitale oprichting. Via het door Fednot beheerde platform ‘Startmybusiness’ kan u vanop afstand uw vennootschap volledig digitaal oprichten met de begeleiding en expertise van uw notaris.

Hoe werkt het?

Via de onlinetool ‘Startmybusiness’ is het mogelijk om de hele procedure voor het oprichten van een vennootschap digitaal te voeren. Op heden is het platform alvast beschikbaar voor de oprichting van een BV, NV of CV. De bedoeling is om in de toekomst ook het digitaal oprichten van andere vennootschapsvormen mogelijk te maken.

U kan zich aanmelden op het platform via o.a. e-ID of Itsme. Vervolgens bereidt u de akte voor door alle gegevens (naam van de oprichters, naam van de vennootschap,…) en benodigde documenten (financieel plan, bankattest,…) op te laden. Let wel, de vennootschap kan niet online worden opgericht wanneer er een inbreng in natura zal plaatsvinden.

Daarna kan u de notaris van uw keuze aanduiden die zal instaan voor de verdere begeleiding en het verlijden van de digitale oprichtingsakte. Het platform voorziet ook een apart luik voor de notaris van waaruit hij de ontwerpakte kan voorbereiden.

Er wordt vertrokken vanuit standaardstatuten. Deze kunnen uiteraard naar wens worden aangepast of aangevuld indien dit nodig zou zijn. Opdat u hieromtrent kan communiceren met uw notaris, heeft het platform een chatfunctie voorzien. Er kunnen tevens videocalls worden ingepland. Uiteraard kan u ook nog steeds via de klassieke weg gegevens/informatie uitwisselen met uw notaris (via telefoon, e-mail of per post).

Wanneer de ontwerpakte klaar is, kan overgegaan worden tot het verlijden van de akte. Via videoconferentie zal de notaris de akte voorlezen en wordt vervolgens de onderteken-procedure gestart. Iedere persoon die moet tekenen zal via e-mail een link ontvangen. Via deze link zal het mogelijk zijn om de akte digitaal te ondertekenen. Wanneer alle oprichters hebben getekend, ondertekent tenslotte ook de notaris.

Binnen de 10 werkdagen na het verlijden van de oprichtingsakte en de betaling van de bekendmakingskosten moet de oprichting worden afgewikkeld. Deze afwikkeling houdt o.a. in: de neerlegging ter griffie, de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, de inschrijving in de KBO en de toekenning van het ondernemingsnummer,…. Wanneer bij de oprichting via het onlineplatform gebruik wordt gemaakt van de standaardstatuten en de oprichters enkel natuurlijke personen zijn, wordt de termijn zelfs verkort tot 5 werkdagen.

Uw digitaal aandelenregister

Het onlineplatform staat in voor een snelle en efficiënte oprichting van uw vennootschap, zonder dat u zich als oprichter fysiek moet verplaatsen naar het notariskantoor. Maar de digitalisering hoeft zich niet te beperken tot de oprichting. Ook het aandelenbezit kan u online bijhouden. Hiervoor werd het digitale effectenregister “eStox” ontwikkeld door notarissen, accountants en belastingconsulenten. Deze professionals (en enkel zij) kunnen zorgen voor een correcte onlineregistratie van het aandelenbezit.

Via eStox wordt ook gezorgd voor een automatische verzending van de gegevens vanuit uw aandelenregister naar het UBO-register van de FOD Financiën. Zo wordt voldaan aan de wettelijke verplichting om de ‘uiteindelijke begunstigden’ van uw vennootschap te registreren in het UBO-register. Ook de jaarlijkse bevestiging van deze gegevens gebeurt automatisch.

Wanneer u als bestuurder of aandeelhouder inlogt via e-ID of Itsme kan u het aandelenregister consulteren, een kopie downloaden en de uitgevoerde inschrijvingen in het UBO-register bekijken.